So erstellen Sie ein Briefing für Personal- und Lagerunterstützung

Beginnen Sie mit dem Arbeitsablauf, nicht mit der Personenzahl

„Wir brauchen fünf Personen im Lager“ ist ein guter Gesprächseinstieg. Für eine passende Lösung muss jedoch klar sein, welche Aufgaben wann anfallen. Palettenannahme, Einzelkommissionierung und Umpacken vor dem Versand stellen unterschiedliche Anforderungen. Teilen Sie den Arbeitstag in konkrete Tätigkeiten auf und benennen Sie die Stellen, an denen sich Arbeit staut.

Was in das erste Briefing gehört

Für den Einstieg genügt ein kurzes Dokument. Halten Sie zu jedem Punkt fest, was bereits bekannt ist und was noch gemeinsam geklärt werden muss.

• Standort, Arbeitstage und Schichtzeiten.
• Aufgaben: Warenannahme, Einlagerung, Verpackung, Sortierung, Ausgabe oder Warenhandling.
• Übliches Arbeitsvolumen und erwartete Spitzen, möglichst nach Tag oder Schicht.
• Benötigte Erfahrung, Sprachkenntnisse und gegebenenfalls tätigkeitsbezogene Qualifikationen.
• Eingesetzte Systeme, Scanner und Arbeitsmittel sowie die Einarbeitung.
• Ansprechpartner, Verantwortlichkeiten und Übergabeabläufe.

Trennen Sie Personalbedarf und Leistungsumfang

Bei der Personalberatung stehen Kandidatenprofil, Auswahl und Recruiting im Vordergrund. Bei Lager- oder Handlingdienstleistungen müssen zusätzlich die Leistung selbst und ihre Übergabe beschrieben werden. Klären Sie, wer Aufgaben verteilt, die tägliche Arbeit koordiniert und Ergebnisse kontrolliert. Die konkrete organisatorische und vertragliche Gestaltung wird vor Beginn individuell vereinbart.

Ein Beispiel für ein brauchbares Briefing

Ein beispielhaftes Briefing lautet: „Wir benötigen Unterstützung beim Verpacken und Sortieren an Werktagen in der Nachmittagsschicht. Montags und dienstags ist das Aufkommen am höchsten. Die Lagerleitung bereitet Arbeitsplätze und Einarbeitung vor. Vor Beginn möchten wir Umfang, Kapazität und die Kontrolle der Versandqualität vereinbaren.“ Damit lassen sich gezielte Rückfragen stellen. Es handelt sich um ein Beispiel, nicht um einen konkreten Auftrag von BP Slovak.

So bewerten Sie die erste Phase

Vereinbaren Sie einige klare Kriterien: erledigtes Arbeitsvolumen, Bearbeitungsgenauigkeit, Einarbeitungszeit und offene Fragen bei der Aufgabenübergabe. Bewerten Sie die Ergebnisse im Zusammenhang mit Warenkomplexität und Mengenschwankungen. Passen Sie das Briefing nach der ersten Phase an die Praxiserfahrung an. BP Slovak bespricht mit Ihnen sowohl Personalbedarf als auch den Umfang von Lagerarbeiten und Warenhandling.